Le investigazioni nella ISO 37001: il contributo della ISO 37008 e l’integrazione con il Modello Organizzativo 231
Quando si parla di sistemi di gestione anticorruzione, l’attenzione si concentra spesso sulla prevenzione: due diligence, formazione, whistleblowing, controlli e monitoraggio.
Ma cosa accade quando emerge un sospetto?
Quando una segnalazione, un audit o un’anomalia fanno emergere il dubbio che qualcosa non abbia funzionato?
È proprio qui che entra in gioco uno degli aspetti più interessanti della moderna compliance: l’investigazione interna.
Dalla prevenzione all’accertamento
La ISO 37001 è una norma costruita per prevenire e individuare fenomeni corruttivi. Tuttavia, nessun sistema può ritenersi realmente efficace se non è in grado di reagire in modo strutturato quando emerge un sospetto.
Una segnalazione whistleblowing.
Un conflitto di interesse non dichiarato.
Un’anomalia nei pagamenti.
Una due diligence negativa.
Un comportamento incoerente di un business partner.
Tutti questi eventi richiedono una risposta organizzata, documentata e proporzionata.
Il valore della ISO 37008
La ISO 37008 rappresenta oggi un importante riferimento metodologico per la conduzione delle investigazioni interne.
La norma non si limita a fornire tecniche investigative.
Propone un modello basato su principi quali:
- imparzialità;
- indipendenza;
- riservatezza;
- raccolta oggettiva delle evidenze;
- tracciabilità delle attività svolte;
- tutela delle persone coinvolte.
L’obiettivo non è trovare un colpevole.
L’obiettivo è accertare i fatti.
Ed è una differenza enorme.
Le organizzazioni mature comprendono che un’indagine interna non è un procedimento disciplinare mascherato, ma uno strumento di conoscenza organizzativa.
Il collegamento con il Modello 231
È qui che la ISO 37008 incontra il Modello Organizzativo 231.
Ogni Organismo di Vigilanza riceve periodicamente:
- segnalazioni;
- flussi informativi;
- esiti di audit;
- informazioni su contenziosi;
- procedimenti disciplinari;
- anomalie emerse nei processi sensibili.
Tuttavia, l’OdV non può limitarsi a raccogliere informazioni.
Quando emergono elementi significativi, deve poter contare su un sistema investigativo strutturato e affidabile.
Le investigazioni diventano così uno strumento essenziale per: verificare l’efficacia del Modello; comprendere eventuali carenze di controllo; valutare l’adeguatezza dei protocolli; supportare aggiornamenti del sistema di prevenzione.
Dall’evento alla causa
Uno degli errori più comuni consiste nel fermarsi all’evento.
Un pagamento anomalo.
Un’omessa autorizzazione.
Una procedura non rispettata.
Una falsa dichiarazione.
La domanda corretta non è:
“Chi ha sbagliato?”
La domanda corretta è:
“Perché il sistema non è riuscito a prevenire questo evento?”
Questa è la logica che accomuna:
- ISO 37001;
- ISO 37008;
- Modello 231;
- audit interni;
- azioni correttive.
L’obiettivo non è la ricerca del responsabile.
È il miglioramento del sistema.
Il ruolo della leadership
Anche l’investigazione più sofisticata può fallire in assenza di una leadership credibile.
Le persone segnalano criticità, collaborano alle indagini e condividono informazioni solo quando percepiscono:
- imparzialità;
- tutela;
- trasparenza;
- assenza di ritorsioni.
Per questo motivo la cultura dell’integrità rappresenta il presupposto fondamentale di qualsiasi attività investigativa efficace.
Una nuova visione delle investigazioni
Nelle organizzazioni più evolute le investigazioni non sono più considerate eventi straordinari.
Diventano uno strumento di apprendimento organizzativo.
Ogni indagine genera informazioni preziose su:
- vulnerabilità dei processi;
- rischi emergenti;
- comportamenti organizzativi;
- efficacia dei controlli;
- maturità della cultura aziendale.
L’investigazione non guarda soltanto al passato.
Aiuta a costruire il futuro.
Una provocazione finale
Molte organizzazioni si chiedono:
“Siamo in grado di individuare un illecito?”
Forse la domanda più importante dovrebbe essere un’altra:
“Siamo in grado di capire perché il nostro sistema non lo ha impedito?”
Perché la vera forza della ISO 37001, della ISO 37008 e del Modello 231 non risiede nella capacità di individuare un problema.
Risiede nella capacità di trasformare quel problema in un’opportunità di miglioramento.
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